仕事でメールを書いていると、
「相手の間違いに気づいたけど……これ、どう伝えたら角が立たないかな？(´･ω･`)」
「修正してほしい。でも、きつい言い方にはしたくない〜……！」
「上司や取引先に指摘するなんて、失礼にならない！？(；´Д｀)」
って、急に手が止まっちゃうこと、ありますよねぇ。
わかります……！
特にメールって、声のトーンも表情も伝わらないんですよね。
だから、こっちは普通に書いたつもりでも、
「えっ、なんか怒ってる……？」
みたいに、思った以上に冷たく受け取られてしまうこともあるんです(´；ω；｀)
でも逆に、
「やわらかくしなきゃ……！」
って意識しすぎて遠回しになると、
「で、結局どこを直せばいいの？？」
って相手を困らせてしまうことも。
どゆこと〜！？ってなりますよね（笑）
そこで大事なのが、
相手を責めずに、確認してほしい事実とお願いしたい対応を具体的に伝えることです♪
迷ったときは、まずこの形を基本にしてみてくださいね。
ご対応いただき、ありがとうございます。
念のため一点、確認させていただけますでしょうか。
〇〇の部分について、△△と認識しております。
お手数ですが、ご確認のうえ、必要に応じてご修正いただけますと幸いです。
これだけでも、かなり印象がやわらかくなりますよ〜！( ´꒳` )♡
この記事では、
上司・取引先・お客様・同僚・部下など、
相手や状況に合わせたメール例文をたっぷりご紹介していきますっ♪
「間違っています」
「早くしてください」
みたいな、ちょっと強く聞こえやすい言葉のやわらかな言い換えもまとめています。
困ったときに、そのまま使える形にしていますので、
「なんて書けばいいの〜！？」
となったときに、ぜひ活用してくださいねっ(｡•̀ᴗ-)✧
指摘をやわらかく伝えるには「確認」の形にするのが基本
指摘というと、
「相手の間違いを正すこと」
って考えてしまいがちですよね。
でも実際には、
自分の認識が違っていたり、
途中で予定やルールが変更されていたりすることもあります。
そうなんです。
必ずしも、
「相手が100％間違ってる！」
とは限らないんですよぉ〜。
だからこそ、
「指摘」ではなく「確認」や「共有」として伝える
これが、やわらかく伝えるコツですっ( ´ ▽ ` )
相手の間違いと決めつけず事実を確認する
たとえば、
会議の日付が自分の認識と違っていたとします。
このとき、
会議の日付が間違っています。
と書いてしまうと、
内容としては間違っていなくても、
「あなた、間違えてますよ」
と責められているように聞こえてしまうことがあります。
ちょっとドキッとしますよね……(´･ω･`)
そこで、
自分の認識を示しながら確認する形にします。
念のため確認させていただきたいのですが、会議は4月10日と認識しております。今回ご案内いただいた4月11日でお間違いないでしょうか。
これなら、
「4月11日は間違いです！」
と決めつけていませんよね。
もしかすると予定変更があったのかもしれない。
もしかすると自分の認識違いかもしれない。
そんな余地を残しながら確認できます♪
この「決めつけない感じ」、すっごく大事なんです〜！( ˶´꒳`˵ )
指摘の目的は相手を責めることではなく問題を解決すること
そもそも指摘メールの目的って、
「どっちが間違えたのか決着をつけること」
ではないんですよね。
本来の目的は、
認識のずれや誤りを早めに修正して、仕事をスムーズに進めること。
ここ、大事ですっ！
なので、
相手の行動を責めるよりも、
次の3点をわかりやすく伝えてあげましょう♪
- どの部分を確認してほしいのか
- 正しい内容は何だと考えているのか
- いつまでに、どのように対応してほしいのか
「あなたが間違えましたよ」
ではなく、
「この部分、一緒に確認させてくださいね」
という姿勢で書くイメージです。
そうすると、
受け取った相手も必要以上に身構えず、
落ち着いて対応しやすくなりますよ〜( ´꒳` )
メールは対面より冷たく受け取られやすい
対面なら、
同じ言葉でも表情や声のやわらかさで印象って変わりますよね。
笑顔で、
「ここだけ直してもらえる？」
と言われるのと、
無表情で同じことを言われるのでは、
全然違います（笑）
ところがメールでは、
その「声」や「表情」がありません。
文字だけが残ります。
だから、
修正をお願いします。
という文章も、
間違った表現ではないんですが、
これだけだとちょっぴり事務的。
相手によっては、
「怒ってる……？」
「かなり強く言われてる……？」
と感じることもあるんですね(´･ω･`)
そんなときは、
お手数をおかけしますが、該当箇所をご修正いただけますと助かります。
のように、
クッション言葉や配慮を少し添えてみましょう。
たった一言プラスするだけで、
印象ってけっこう変わるんですよぉ〜♪
やわらかくしても修正してほしい内容は明確に伝える
ここでひとつ注意ですっ。
やさしく伝えたいと思うほど、
ついつい前置きが長くなったり、
お願いしたいことが曖昧になったりしませんか？
「もし可能であれば……
ご都合がよろしい際に……
念のためちょっと……
ご確認いただければ……」
みたいな（笑）
でもこれ、
相手が読み終わったあとに、
「……で、私は何をすればいいんだろ？(・・;)」
となってしまう可能性があります。
それではもったいないですよねぇ。
なので、
やわらかな表現を使いながらも、
以下は具体的に書きましょう♪
- 対象となる資料名やメールの送信日
- ページ・項目・数値などの該当箇所
- 正しいと思われる内容
- 修正や返信を希望する期限
やわらかさとわかりやすさは、どちらか一方を選ぶものではありません。
ここ、ほんとに大事です〜！
相手への配慮を入れつつ、
必要な情報はきちんと伝える。
このバランスを意識してみてくださいねっ(｡•̀ᴗ-)✧
指摘メールは5つのステップで組み立てよう
「やわらかく書くのが大事なのはわかったけど……
実際、どんな順番で書けばいいの〜？」
って思いますよね。
そんなときは大丈夫♪
指摘メールは、
次の5ステップに沿って組み立てると、
初心者の方でもかなりまとめやすくなります。
- 感謝を伝える
- クッション言葉を添える
- 確認したい事実を示す
- 正しい内容とお願いを伝える
- 配慮の言葉で締める
順番に見ていきましょう〜！( ´ ▽ ` )ﾉ
ステップ1：連絡や対応への感謝を伝える
いきなり、
「ここ間違ってます！」
から始まると、
受け取る側もちょっと身構えちゃいますよね。
なのでまずは、
相手の連絡や対応に対して、
短くお礼を伝えます♪
資料をお送りいただき、ありがとうございます。
早速ご対応いただき、ありがとうございました。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
ここで、
大げさなお礼を長々と書く必要はありません。
ほんとに一文でOKですっ。
最初にお礼があるだけで、
本題へすごく入りやすくなるんですよ〜( ˶´꒳`˵ )
ステップ2：クッション言葉を添える
次は、
お願いや指摘の前に、
クッション言葉を添えます。
クッション言葉っていうのは、
ちょっと強くなりやすい内容の前に置いて、
文章をふわっとやわらげてくれる言葉です♪
たとえば、
- 恐れ入りますが
- お手数をおかけしますが
- 念のため確認させていただきたいのですが
- 細かな点で恐縮ですが
- 私の認識違いでしたら申し訳ございませんが
- 行き違いでしたらご容赦ください
などがあります。
便利ですよねぇ〜！
ただし、
ここで注意っ(｀･ω･´)
「恐れ入りますが、細かな点で恐縮ですが、私の認識違いでしたら申し訳ございませんが……」
と重ねすぎると、
逆に読みにくくなります（笑）
相手や状況に合うものを、ひとつ選ぶくらいで十分ですよ♪
ステップ3：確認したい事実を具体的に示す
次は、
「どこが気になったのか」
を具体的に伝えます。
ここを曖昧にしちゃうと、
相手が探すの大変なんですよぉ〜！
たとえば、
3ページ目の売上金額が「120万円」と記載されております。
先ほどいただいたメールでは、納品日が「6月15日」となっておりました。
お送りいただいたファイルを確認したところ、〇月版の資料が添付されているようです。
こんな感じ。
「資料が違います」
だけで終わらせず、
どの資料の、
どこの部分が、
どうなっているのか。
ここまで伝えてあげるのがポイントです♪
ステップ4：正しい内容とお願いしたい対応を伝える
気になる箇所を伝えたら、
次に、
「自分はどう認識しているのか」
そして、
「相手に何をしてほしいのか」
を書きます。
私の手元の集計表では「102万円」となっております。恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
こちらでは納品日を「6月25日」と認識しております。変更がないようでしたら、ご修正をお願いできますと幸いです。
ただ、
「違います」
とだけ言われるよりも、
「こちらではこう認識しています」
と修正案まで示してもらえたほうが、
相手も圧倒的に確認しやすいですよね。
調べる手間も減るので、
やさしい伝え方でもあるんです〜( ´꒳` )
ステップ5：相手への配慮を添えて締める
最後は、
確認や修正をお願いする言葉で締めます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
すでにご対応済みでしたら、行き違いとなりましたことをご容赦ください。
この最後の一文があるだけで、
メール全体がぐっとまとまります♪
短いメールでも、
この5つの流れを意識すると、
丁寧で伝わりやすくなりますよ〜！
「何から書けばいいかわからない〜！」
となったら、
感謝→クッション→事実→お願い→締め
この流れを思い出してくださいねっ(｡•̀ᴗ-)✧
そのまま使える指摘メールの万能テンプレート
ここからは、
場面を問わず使いやすい基本テンプレートをご紹介します♪
「文章をゼロから考えるの、しんどい〜！」
ってとき、
ありますよね（笑）
そんなときは、
〇〇の部分を実際の内容へ置き換えて使ってみてくださいね。
迷ったときに使える基本テンプレート
件名：〇〇についてのご確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇をご送付いただき、ありがとうございます。念のため、一点確認させていただけますでしょうか。
〇〇の部分が「△△」となっておりますが、こちらでは「□□」と認識しております。お手数をおかけしますが、ご確認のうえ、必要に応じてご修正いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイントは、
相手の誤りだと断定せず、
「こちらでは〇〇と認識しています」
と伝えているところ♪
これなら、
相手にも確認の余地を残しながら、
必要な情報をきちんと伝えられます。
迷ったらまずコレ！
くらい使いやすいテンプレートですよ〜( ´ ▽ ` )
上司や取引先に使える丁寧なテンプレート
件名：【ご確認のお願い】〇〇の記載内容について
〇〇様
いつもお世話になっております。
先ほどは〇〇をご共有いただき、ありがとうございました。私の認識違いでしたら申し訳ございませんが、一点確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
〇ページの〇〇について、これまで「△△」と伺っておりましたが、今回の資料では「□□」と記載されております。今回は「□□」の内容で進める認識でよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
上司や取引先に、
「前と言ってること違いますよ」
なんて書くのは、
なかなか勇気いりますよねぇ……(´･ω･`)
そんなときは、
「どちらを優先すればよいでしょうか？」
という確認の形にすると自然です♪
責めるのではなく、
今後どう進めればいいのかを確認する。
これなら角が立ちにくいですよ〜！
社内の同僚に使える簡潔なテンプレート
件名：〇〇資料の確認について
〇〇さん
資料の作成ありがとうございます。
一点だけ確認をお願いします。
〇ページの金額が「△△円」となっていますが、最新の集計表では「□□円」でした。お手数ですが、念のため確認してもらえますか。
よろしくお願いします。
社内メールなら、
取引先ほどかしこまりすぎなくても大丈夫なことが多いですよね。
なので、
丁寧さは保ちつつ、
長くなりすぎない文章がおすすめです♪
読みやすいし、
相手もパッと対応しやすいですっ。
急ぎで確認・修正してほしいときのテンプレート
件名：【本日15時まで／ご確認のお願い】〇〇資料の金額について
〇〇様
お世話になっております。
先ほどお送りいただいた〇〇資料について、一点確認がございます。
〇ページの金額が、弊社で確認している内容と異なっているようです。本日16時にお客様へ提出する予定のため、恐れ入りますが、本日15時までにご確認いただくことは可能でしょうか。
急なお願いとなり申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
急ぎのとき、
つい、
「至急お願いします！」
って書きたくなりますよね。
でも、
それだけだと相手は、
「どれくらい急ぎなの？」
「いつまで？」
って判断できません。
そこで、
期限＋急ぐ理由
をセットで伝えましょう♪
「本日16時に提出するので、15時までにお願いします」
ここまでわかれば、
相手も優先順位を判断しやすくなりますよ〜！
すでに対応済みの可能性があるときのテンプレート
件名：〇〇の対応状況についてのご確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇について、念のため状況を確認したくご連絡いたしました。
こちらでは、まだ修正版を確認できておりません。お手数ですが、現在のご対応状況をお知らせいただけますでしょうか。
すでにご対応済みでしたら、行き違いとなりましたことをご容赦ください。
何卒よろしくお願いいたします。
催促って、
送る側もちょっと気まずいですよね〜(´･ω･`)
しかも、
相手がすでに送ってくれていたら、
さらに気まずい（笑）
だからこそ、
「すでに対応済みでしたらご容赦ください」
という一文が便利です♪
相手がすでに対応している可能性にも配慮できます。
自分の認識に自信がないときのテンプレート
件名：〇〇についての確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇について、一点教えていただきたくご連絡いたしました。私の理解では「△△」となっておりますが、今回ご案内いただいた「□□」が最新の内容という認識でよろしいでしょうか。
私の認識違いでしたら申し訳ございません。お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
「たぶん相手が間違ってると思うけど……
私の勘違いだったらどうしよう！？」
ってとき、ありますあります（笑）
そんなときは、
無理に指摘しなくて大丈夫。
「どちらが最新ですか？」と教えてもらう形にすれば自然ですよ〜( ´꒳` )
指摘メールの件名・書き出し・締め方
指摘メールって、
本文ばかり気にしちゃいがちなんですが、
実は件名や書き出しも大事なんです♪
メールを開く前から、
【ミスについて】
【間違いの指摘】
なんて書いてあったら、
ちょっと身構えますよね……(；´∀｀)
できれば、
「ミス」「間違い」「指摘」
といった強めの言葉は避けて、
確認やお願いの形にしてみましょう。
内容がひと目で伝わる件名例
| 場面件名例 | |
|---|---|
| 資料の内容を確認したい | 【ご確認のお願い】〇〇資料の記載内容について |
| 日時を確認したい | 〇月〇日の打ち合わせ時間について |
| 添付ファイルがない | 添付ファイルに関するご確認 |
| 修正をお願いしたい | 〇〇資料の修正についてのお願い |
| 期限がある | 【〇月〇日まで】〇〇のご確認について |
| 催促したい | 〇〇のご対応状況について |
件名は、
「何について」「何をしてほしいのか」
がわかる長さにすると親切です♪
緊急の場合も、
【至急】
だけより、
【本日15時まで】
のように具体的な期限を入れたほうが、
相手がパッと判断できますよ〜！
いきなり指摘から始めない書き出し例
- 資料をご共有いただき、ありがとうございます。
- 早速ご対応いただき、ありがとうございました。
- 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
- 〇〇についてご連絡いただき、ありがとうございます。
- いつも迅速にご対応いただき、ありがとうございます。
最初から、
「〇〇が違っています」
と始めるより、
一言お礼があるだけで空気がやわらぎます♪
ただし、
毎回、
「素晴らしい資料をありがとうございます！」
みたいに大げさに褒める必要はありません（笑）
事実に合った自然なお礼を、
サラッと一文。
それで十分ですよっ。
確認として伝える本文の書き方
本文では、
「相手の誤り」
を主語にするのではなく、
「自分が確認したい点」
を主語にするとやわらかくなります。
一点、確認させていただきたい箇所がございます。
念のため、記載内容について確認をお願いできますでしょうか。
私の理解と異なる部分がございましたので、確認のためご連絡いたしました。
「なんで間違えたんですか？」
ではなく、
「どの内容が正しいでしょうか？」
という方向に話を進めるイメージです♪
これだけで、
ぐっと建設的になりますよ〜(｡•̀ᴗ-)✧
修正をお願いするときの締め方
- お手数ですが、ご確認のうえご修正いただけますと幸いです。
- 恐れ入りますが、〇月〇日までにご対応をお願いいたします。
- ご確認いただき、必要に応じて修正をお願いできますでしょうか。
- お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
修正が必要なことが明らかな場合は、
やわらかくしようとして、
「もしよろしければ……」
「可能なら……」
とぼかしすぎないことも大事です。
修正してほしいなら、
修正箇所と期限は、ちゃんと具体的に伝えましょうね♪
行き違いに配慮する締め方
- すでにご対応済みでしたら、行き違いとなりましたことをご容赦ください。
- 本メールと前後してご対応いただいておりましたら、申し訳ございません。
- すでにご送付いただいている場合は、お手数ですがその旨お知らせください。
催促メールには、
この一言があるとかなり安心です♪
「まだですか？」
という圧をやわらげつつ、
必要な確認はできますよ〜( ˶´꒳`˵ )
指摘をやわらかく伝えるフレーズ・言い換え一覧
ここからは、
「この言い方、ちょっと強いかな……？」
と迷いやすい表現を、
やわらかく言い換える方法をご紹介します♪
文章全部を変えなくても大丈夫。
強く聞こえる言葉をひとつ置き換えるだけでも、
印象ってかなり変わるんですよぉ〜！
指摘の前に添えたいクッション言葉
| 場面使いやすいフレーズ | |
|---|---|
| 丁寧に確認したい | 念のため確認させていただきたいのですが |
| 相手に手間をかける | お手数をおかけしますが |
| 目上の相手へ伝える | 恐れ入りますが／差し出がましいようですが |
| 細かな誤りを伝える | 細かな点で恐縮ですが |
| 自分が違う可能性もある | 私の認識違いでしたら申し訳ございませんが |
| 対応済みかもしれない | 行き違いでしたらご容赦ください |
クッション言葉って、
ほんと便利です♡
ただし、
「恐れ入りますが、細かな点で恐縮ですが、念のため……」
って全部のせすると、
ちょっと重たいです（笑）
ひとつか二つで十分ですよ〜！
誤りや認識違いを確認するフレーズ
- こちらでは〇〇と認識しておりますが、相違ございませんでしょうか。
- 私の理解では〇〇となっておりますが、いかがでしょうか。
- 〇〇と△△のどちらが最新の内容か、ご確認いただけますでしょうか。
- 以前伺った内容と異なる点がございましたので、念のため確認させてください。
- 〇〇の記載について、こちらの認識と合っているか確認をお願いいたします。
「間違ってます」
と決めつけるより、
「こちらではこう認識しています」
という形にするだけで、
かなりやわらかくなりますよ♪
修正をお願いするときのフレーズ
- お手数ですが、該当箇所をご修正いただけますと幸いです。
- 恐れ入りますが、〇〇へ変更をお願いできますでしょうか。
- ご確認のうえ、正しい内容へ差し替えていただけますでしょうか。
- 〇ページの表記のみ、修正をお願いいたします。
- 次回以降、〇〇の表記に統一していただけますと助かります。
修正依頼は、
「やってください」
よりも、
「ご修正いただけますと幸いです」
にすると、
ぐっと受け取りやすくなります♪
対応や返信をやんわり促すフレーズ
- その後のご状況はいかがでしょうか。
- 〇〇について、現在のご対応状況をお知らせいただけますでしょうか。
- 恐れ入りますが、〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。
- 進行の都合上、〇日までにご確認いただけますと大変助かります。
- 本メールと行き違いでしたら、何卒ご容赦ください。
催促って、
「急いでほしい！」
という気持ちが文章に出やすいんですよねぇ(；´Д｀)
だからこそ、
期限や理由を具体的に伝えて、相手が動きやすい形にしてあげるのがおすすめです♪
相手を責めずに伝える締めのフレーズ
- お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- ご不明な点がございましたら、お知らせください。
- 必要でしたら、こちらから資料を再送いたします。
- 今後の進行に関わるため、念のため共有させていただきました。
最後にこうした一文があると、
文章全体がやわらかくまとまりますよ〜( ´꒳` )
きつく聞こえる言葉の言い換え例
| きつく聞こえやすい表現やわらかい言い換え | |
|---|---|
| 間違っています | 念のため、こちらの内容をご確認いただけますでしょうか |
| 修正してください | お手数ですが、ご修正いただけますと幸いです |
| 早くしてください | 恐れ入りますが、〇日までにご対応いただくことは可能でしょうか |
| 前にも伝えました | 以前にもご案内しておりますが、念のため改めて共有いたします |
| 使えません | 現状の内容では対応が難しいため、〇〇への変更をお願いできますでしょうか |
| 話が違います | 以前伺った内容と異なる点がございましたので、確認させてください |
| わかりにくいです | 〇〇の部分について、補足していただくことは可能でしょうか |
| どうしてできないのですか | 現在難しい点やお困りの点があれば教えてください |
| 至急対応してください | 〇〇の都合上、本日15時までにご対応いただけますと助かります |
こうして並べてみると、
同じ内容でも印象がぜんぜん違いますよね〜！
伝えたいことは変えずに、
言い方だけをやわらかくする。
これがポイントですっ♪
丁寧さを相手に合わせて調整する方法
同じお願いでも、
相手との関係によって、
ちょうどいい丁寧さって変わります。
| 相手表現例 | |
|---|---|
| 上司・取引先 | 恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです |
| お客様 | お手数をおかけして恐縮ですが、ご確認をお願いできますでしょうか |
| 同僚 | 念のため、こちらを確認してもらえますか |
| 部下・後輩 | 〇〇の部分を確認し、△日までに修正をお願いします |
相手が部下や後輩でも、
命令だけで終わらせるより、
修正理由や方法を添えたほうが、
受け入れてもらいやすいです♪
「やわらかくする＝全部敬語にする」
ではないんですよ〜。
相手との距離感に合わせるのが大事ですっ。
状況別｜相手の間違いをやわらかく伝えるメール例文
ここからは、
仕事でよくある状況別に、
具体的な例文を見ていきましょう♪
どの例文も、
相手のミスだと決めつけず、
「確認してほしい点」
と
「お願いしたい対応」
が伝わる形にしています。
誤字・脱字を伝える例文
件名：〇〇資料の表記について
〇〇様
資料をご共有いただき、ありがとうございます。
細かな点で恐縮ですが、2ページ目の「〇〇」という表記に一文字抜けている箇所がございました。内容への影響はございませんが、念のためお知らせいたします。
お手数ですが、次回修正の際にご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
誤字みたいに、
緊急性が低いものなら、
「今すぐ直してください！」
とする必要はありません。
「次回修正の際に」
と添えると、
相手の負担も抑えられますよ〜♪
名前や会社名の間違いを伝える例文
件名：氏名表記についてのお願い
〇〇様
お世話になっております。
先ほどお送りいただいた資料について、一点お願いがございます。私の氏名が「山田太朗」と記載されておりますが、正しくは「山田太郎」です。
今後、正式な書類にも使用されるとのことでしたので、念のためご連絡いたしました。お手数ですが、ご修正いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
名前や会社名は、
正式な書類にも影響します。
なので、
やわらかく伝えつつも、
正しい表記ははっきり示す
これが大事ですよ〜！
日付・曜日・時間の間違いを確認する例文
件名：〇月〇日の打ち合わせ時間について
〇〇様
打ち合わせのご案内をいただき、ありがとうございます。
念のため、開催日時について確認させてください。ご案内には「2026年4月10日（水）14時」とございましたが、4月10日は金曜日のようです。
「4月8日（水）」または「4月10日（金）」のどちらになりますでしょうか。お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
こういう日付と曜日のズレ、
ありますよねぇ〜！
「どっち！？」
ってなるやつです（笑）
候補がわかる場合は、
可能性を2つ示してあげると、
相手も答えやすくなります♪
金額・数量・数値データの誤りを伝える例文
件名：【ご確認のお願い】お見積書の金額について
〇〇様
お見積書をお送りいただき、ありがとうございます。
一点、金額について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。2項目目の単価が「12,000円」と記載されておりますが、先日のご案内では「10,200円」と伺っております。
今回は12,000円が正しい金額となりますでしょうか。お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
数値は、
ほんと見間違いが起きやすいんですよね。
だから、
「12,000円は間違いです」
と決めつけるより、
両方の数値を並べて確認するのがおすすめです♪
相手も、
「あ、ここですね！」
とすぐ確認できます。
添付ファイルが見当たらないときの例文
件名：添付ファイルについてのご確認
〇〇様
お世話になっております。
先ほど〇〇についてご連絡いただき、ありがとうございます。メール本文に記載されている添付ファイルが、こちらでは確認できませんでした。
お手数ですが、ファイルを再送していただけますでしょうか。本メールと行き違いでお送りいただいておりましたら、申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
「添付忘れてますよ！」
と言いたくなるところですが（笑）
「こちらでは確認できませんでした」
にすると、
かなりやわらかいです。
もしかすると、
システムの不具合や送信タイミングの問題かもしれませんしね♪
異なるファイルが添付されていたときの例文
件名：添付資料についてのご確認
〇〇様
資料をご送付いただき、ありがとうございます。
念のため、添付ファイルについて確認をお願いいたします。今回のメールには「3月版」の資料が添付されているようですが、今回使用する「4月版」の資料をお送りいただく認識でよろしかったでしょうか。
お手数ですが、ご確認のうえ、該当するファイルをご送付いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ファイル違いの場合は、
ファイル名を具体的に書いておくと親切です。
「違う資料です！」
だけより、
どのファイルが届いていて、
どれが必要なのか。
ここまで書くとスムーズですよ〜！
資料や提案書の修正をお願いする例文
件名：【修正のお願い】〇〇提案書について
〇〇様
提案書をご作成いただき、ありがとうございます。
全体の流れがわかりやすく、とても確認しやすかったです。一点、5ページ目の商品名について、現在は「〇〇」ではなく「△△」へ変更となっております。
恐れ入りますが、該当箇所を「△△」へご修正いただけますでしょうか。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
よかった点が本当にあるなら、
最初に具体的に伝えるのもおすすめです♪
ただし、
何でもかんでも無理に褒める必要はありません。
「褒めなきゃ！」
ってなると、
逆に不自然ですからね〜（笑）
実際によかったところがある場合だけ、
自然に伝えましょう。
説明や指示の内容に食い違いがあるときの例文
件名：〇〇業務の進め方についての確認
〇〇様
お世話になっております。
〇〇業務の進め方について、一点確認させてください。先日の打ち合わせでは「A案を優先する」と理解しておりましたが、今回のメールでは「B案で進める」とございました。
今後はB案を優先して進める認識でよろしいでしょうか。認識をそろえて進めたく、ご連絡いたしました。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
「前と言ってること違うんですけど！？」
って思っても、
そのまま書いたら強いですよね（笑）
大事なのは、
どちらで進めるか。
なので、
「今後はB案でよいでしょうか？」と未来の行動に焦点を当てると、
話が前に進みやすいです♪
返信や対応の遅れを確認する例文
件名：〇〇についてのご確認
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日にお送りした〇〇について、その後のご状況はいかがでしょうか。今後の準備の都合上、〇月〇日までにご回答いただけますと大変助かります。
ご不明な点や追加で必要な資料がございましたら、お知らせください。本メールと行き違いでご返信いただいておりましたら、ご容赦ください。
何卒よろしくお願いいたします。
催促は、
送った日付と、
返信が必要な理由を入れると伝わりやすいです♪
「早くしてください」
ではなく、
「準備の都合上、〇日までにお願いします」
と伝える。
このほうが、
相手も納得して動きやすいですよ〜。
納期を過ぎていることを伝える例文
件名：【納期のご確認】〇〇データについて
〇〇様
お世話になっております。
〇〇データについて、現在のご対応状況を確認したくご連絡いたしました。当初は〇月〇日にご共有いただく予定と認識しておりますが、こちらではまだ確認できておりません。
今後のスケジュールを調整したいため、ご共有可能な日時をお知らせいただけますでしょうか。すでにご送付済みでしたら、行き違いとなり申し訳ございません。
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
納期を過ぎていると、
つい、
「まだですか？」
って言いたくなりますよねぇ……(；´∀｀)
でもここも、
現在の状況と、
次に共有できる予定を確認する形にすると◎。
責めるより、今後どうするかに目を向けます♪
「念のため共有します」と控えめに伝える例文
件名：〇〇についての共有
〇〇様
お世話になっております。
すでにご存じでしたら恐縮ですが、念のため共有いたします。〇〇の取り扱いは、今回から「△△」へ変更となっております。
次回以降の資料をご作成いただく際に、ご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
今すぐ直す必要がないものや、
ちょっとした変更点なら、
「指摘します」
より、
「念のため共有します」
が使いやすいです♪
この言い方、
やわらかくて便利ですよぉ〜( ´꒳` )
相手別｜同じ指摘をどのように言い換える？
同じ間違いでも、
相手によって適した言い方は変わります。
上司と後輩に、
まったく同じ文章を送るわけにはいかないですもんね（笑）
ここでは、
「共有された資料の日付が、自分の認識と違っていた」
という同じ場面を使って、
相手別に見ていきましょう♪
上司には自分の認識を確認する形で伝える
〇〇部長
資料をご共有いただき、ありがとうございます。
一点、日付について確認させてください。私は提出日を「6月20日」と認識しておりましたが、資料には「6月18日」と記載されております。
今回は6月18日を優先して準備を進める認識でよろしいでしょうか。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
上司には、
「間違っていますので直してください」
より、
「どちらを基準に進めればよいですか？」
という確認の形が使いやすいです。
最終判断を仰ぐ感じですね♪
取引先には感謝と配慮を多めに添える
〇〇様
いつもお世話になっております。
資料を早速ご送付いただき、ありがとうございます。私どもの認識違いでしたら恐縮ですが、提出日について一点確認させていただけますでしょうか。
これまで「6月20日」と伺っておりましたが、今回の資料では「6月18日」となっております。6月18日へ変更になったという認識でよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
取引先の場合は、
予定が変更になった可能性も考えて、
いきなり修正をお願いせず、
まずは事実確認♪
このひと手間が安心です〜。
お客様には不快感を与えない表現を選ぶ
〇〇様
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
ご希望日について、念のため確認させていただけますでしょうか。今回のメールには「6月18日」とございましたが、先にお伺いしていた日程は「6月20日」でした。
どちらの日程をご希望か、お知らせいただけますと幸いです。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お客様には、
「前回と違っています」
と指摘するより、
「どちらをご希望ですか？」と改めて確認するほうが自然です。
責める感じがないですよね♪
同僚には丁寧さを保ちながら簡潔に伝える
〇〇さん
資料の共有ありがとうございます。
提出日だけ念のため確認させてください。
こちらでは6月20日と聞いていましたが、資料では6月18日になっていました。
6月18日へ変更になったという理解で合っていますか。よろしくお願いします。
同僚なら、
必要以上にかしこまりすぎると、
逆に距離を感じることもあります。
なので、
丁寧だけど簡潔。
このくらいが使いやすいですよ〜！
後輩や部下には修正方法まで具体的に伝える
〇〇さん
資料の作成ありがとうございます。
提出日は6月20日なので、1ページ目の「6月18日」を「6月20日」へ修正してください。修正版は明日の午前中までに共有をお願いします。
不明な点があれば、修正前に確認してくださいね。
後輩や部下の場合は、
やわらかさだけでは足りません。
「どこを」
「何に」
「いつまでに」
直すのか。
ここまで具体的に伝えてあげることが大切です♪
やさしいけど、
やることはちゃんとわかる。
この状態を目指しましょう〜！
後輩や部下へ改善点を前向きに伝える方法
後輩や部下への指摘って、
今回のミスを直してもらうだけじゃないんですよね。
同じことが起きないように、
今後の成長を支える意味もあります。
だから、
強く注意すれば伝わる！
というわけではありません。
むしろ、
「次に何をすればいいのか」がわかる伝え方を意識するのがおすすめです♪
よかった点を認めてから改善点を伝える
改善点ばかり並べられると、
相手は、
「全部ダメだったのかも……(´；ω；｀)」
って感じてしまうことがあります。
もし本当によかった点があるなら、
先に具体的に伝えてみましょう。
全体の構成が整理されていて、とても読みやすかったです。
一方で、3ページ目の数値が先月のものになっていたので、最新データへの差し替えをお願いします。
これなら、
「全部ダメ」
ではなく、
「ここはよかった。でもここは直そう」
という伝わり方になります♪
ただし、
毎回無理に褒める必要はありません。
「読みやすかった」
「期限までにできていた」
など、
本当に感じた部分だけでOKですっ。
人柄ではなく具体的な行動について伝える
これはかなり大事です。
「注意力がない」
「いつも雑」
みたいな言葉は、
仕事の改善点ではなく、
相手自身を否定しているように聞こえてしまいます。
そこで、
確認できる行動に置き換えましょう。
今回、金額と日付の2か所に転記の違いがありました。
次回からは、提出前に元データと一項目ずつ照合してください。
これなら、
何が問題だったのか、
次にどう改善すればいいのか、
ちゃんとわかりますよね♪
「人」ではなく「行動」に焦点を当てる。
これ、覚えておきたいポイントです〜！
修正箇所・方法・期限を明確にする
部下への指摘で、
「確認しておいて」
だけだと、
意外と迷わせてしまうことがあります。
できれば、
- 修正するファイル名
- 修正するページや項目
- 正しい内容
- 再提出する期限
- わからない場合の相談先
まで伝えてあげると◎。
〇〇資料の2ページ目にある売上金額を、添付した最新集計表の数値へ差し替えてください。
修正版は本日16時までに、このメールへの返信で送付をお願いします。
判断に迷う項目があれば、修正前に声をかけてください。
ここまで書けば、
相手も動きやすいですよね♪
同じミスが繰り返されているときの伝え方
同じミスが続くと、
「またなの〜！？(；´Д｀)」
って思ってしまうこと、
ありますよね。
でも、
その感情をそのままメールに出すのは避けたいところ。
過去の事実と、
今後の対応を落ち着いて伝えます。
件名：〇〇資料の確認方法について
〇〇さん
資料の作成ありがとうございます。
今回も、合計金額に元データとの違いがありました。
先月の資料でも同じ箇所に修正があったため、次回から提出前に次の2点を確認してください。
- 元データと各項目の金額が一致しているか
- 合計金額を再計算したか
今回の修正版は、本日17時までに共有をお願いします。
確認方法でわかりにくい点があれば、一緒に整理しましょう。
「前にも言いましたよね？」
って責めるより、
再発を防ぐための確認方法を示したほうが、ずっと前向きです♪
モチベーションを下げにくいフィードバック例文
今回は修正が必要な箇所がありましたが、全体の構成は以前よりわかりやすくなっています。
数値の確認手順を整えると、さらに安心して提出できる資料になります。
次回は提出前の照合まで含めて進めてみてください。
改善できた部分と、
次の目標を一緒に伝えると、
相手も、
「じゃあ次はここを頑張ろう！」
って考えやすくなります♪
改善後には感謝や成長を伝える
修正をお願いして、
直してもらって、
はい終わり！
……になっていませんか？
できれば、
改善したときにも言葉を返してあげましょう♪
早速修正していただき、ありがとうございます。
今回は元データとの照合もできており、安心して確認できました。
こう伝えると、
「どの行動がよかったのか」
相手にもわかります。
指摘するときだけ連絡するのではなく、
改善できたときにもちゃんと伝える。
これが信頼関係につながりますよ〜( ´꒳` )♡
判断に迷いやすい指摘メールの伝え方
実際の仕事では、
「誤字がある」
「数字が違う」
みたいに簡単なケースだけじゃないですよね。
「これ、本当に指摘していいのかな……？」
って迷う場面もあります。
ここでは、
そんな判断に迷いやすいケースを見ていきましょう♪
自分の認識が正しいかわからない場合
確信がないときは、
「相手の誤りを指摘する」
のではなく、
「情報を確認する」
という形にします。
私の理解では〇〇となっておりますが、今回から△△へ変更されたという認識でよろしいでしょうか。
私の確認不足でしたら申し訳ございません。最新の内容をご教示いただけますと幸いです。
自分を必要以上に下げる必要はありません。
ただ、
相手が説明できる余地を残してあげましょう♪
修正箇所が複数ある場合
修正点がいくつもあると、
文章の中へ全部詰め込みたくなりますよね。
でも、
長文の中に、
「2ページ目が〜、4ページ目が〜、あと6ページ目が〜」
って入ると、
めっちゃ見づらい（笑）
そんなときは、
番号を付けるのがおすすめです♪
資料について、次の3点をご確認ください。
- 2ページ目：商品名を「A」から「B」へ変更
- 4ページ目：金額を「10,000円」から「12,000円」へ変更
- 6ページ目：古い画像を最新画像へ差し替え
お手数ですが、〇月〇日までに修正版をご共有いただけますと幸いです。
これなら、
相手もチェックしやすいですよね〜！
修正箇所がものすごく多い場合は、
メール本文に全部入れるより、
コメントを入れた資料や一覧表を添付したほうが、
わかりやすいこともあります。
急ぎで対応してもらいたい場合
急いでいるときほど、
「至急！」
「大至急！」
って書きたくなりますよね。
でも、
強い言葉を並べるだけでは、
相手も優先順位を判断しづらいんです。
なので、
期限と理由を具体的に伝えましょう♪
本日17時に先方へ提出するため、恐れ入りますが、15時までに金額をご確認いただけますでしょうか。
「なぜ15時なのか」
までわかれば、
相手も動きやすいですよね。
重大なミスを見つけた場合
ここはちょっと別です。
金額・契約条件・個人情報・安全性などに関わる重大なミスは、
「やわらかいメールをどう書こう……」
って悩んでいる間に、
影響が広がる可能性があります。
そんな場合は、
まず電話や社内チャットで早めに連絡しましょう。
そのあと、
記録としてメールを送ります。
先ほどお電話でお伝えした〇〇資料の金額について、確認内容を共有いたします。
3ページ目の金額は「100万円」ではなく「10万円」が正しい内容です。
誤送付を防ぐため、現在の資料は使用せず、修正版の完成までお待ちください。
重大な場面では、
やわらかさよりも、
誤解なく行動できること
が優先です。
ここは遠回しにしなくて大丈夫ですよ。
指摘内容が間違っていた場合
「あっ……
私のほうが間違ってた……！Σ(ﾟДﾟ)」
って気づいたら、
できるだけ早く訂正しましょう。
件名：【訂正とお詫び】先ほどの〇〇に関するご連絡について
〇〇様
先ほどお送りした〇〇について、訂正とお詫びがございます。
改めて確認したところ、ご共有いただいた内容が正しく、私の確認不足によるものでした。お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
先ほどの修正依頼はお取り下げください。今後は確認を徹底いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
言い訳を長く並べるより、
「何が正しかったのか」
「先ほどの依頼はどうすればいいのか」
を明確に伝えます。
早めに訂正するのが一番ですっ。
第三者をCCに入れる場合
指摘メールを、
関係者みーんなにCCで送る。
これ、
ちょっと注意です。
軽いミスでも、
大勢へ共有されると、
相手は、
「みんなの前で注意された……(´；ω；｀)」
と感じるかもしれません。
CCに入れるのは、対応や情報共有のために本当に必要な人だけにしましょう。
軽微なミスなら、
まず本人に個別で伝えて、
修正後の資料を関係者へ共有する方法もあります♪
ただし、
契約・金額・納期など、
関係者の判断に影響する内容は、
必要な範囲できちんと共有することが大切です。
相手から反論された場合
指摘したあとに、
「こちらで合っています」
と返ってくることもありますよね。
そんなとき、
「いや、違います！」
と即反論するのではなく、
まず根拠を確認しましょう。
ご確認いただき、ありがとうございます。
こちらでは〇月〇日付の資料をもとに確認しておりました。
今回ご案内いただいた内容が最新とのこと、承知いたしました。
可能でしたら、今後の確認のため、変更時の資料も共有いただけますと幸いです。
何度やりとりしても認識がそろわないなら、
メールを往復し続けるより、
電話や短い打ち合わせに切り替えるほうが早いこともありますよ〜！
メール・電話・対面のどれで伝えるべき？
指摘って、
何でもメールで送ればいいわけではありません。
内容によっては、
電話やチャット、
対面のほうが向いていることもあります♪
| 状況適した伝え方 | |
|---|---|
| 誤字など軽微な修正 | メール・チャット |
| 記録を残す必要がある | メール |
| すぐに対応を止める必要がある | 電話・チャットを優先 |
| 説明が複雑で誤解が起こりやすい | 電話・オンライン会議・対面 |
| 部下へ繰り返しミスを指導する | 対面や面談を基本にし、必要に応じてメールで記録 |
| 感情的になりやすい内容 | 落ち着いて話せる対面・オンライン会議 |
軽微な修正や記録を残したい場合はメール
誤字、
日付、
数値、
ファイル名など、
文字で見せたほうがわかりやすい内容は、
メール向きです♪
あとから確認できるので、
「いつ、何を伝えたか」という記録も残せます。
緊急性が高い場合は電話やチャットを併用する
公開前の資料に重大な誤りがある。
間違った商品を発送しそう。
そんな、
「今すぐ止めないとマズい！」
という場面なら、
メールだけだと気づいてもらえない可能性があります。
まずは電話やチャットで連絡して、
対応後にメールで整理しましょう。
緊急時は、メールの美しい言い回しより、早く届くことが大事ですっ。
内容が複雑な場合は対面やオンライン会議で伝える
修正点がたくさんある、
背景から説明しないと伝わらない。
そんな内容を全部メールにすると、
めちゃくちゃ長くなりますよね（笑）
「10分ほどお時間をいただけますか」
と相談して、
画面を一緒に見ながら確認したほうが、
早く解決できることもあります。
電話や対面で伝えた後はメールで内容を残す
口頭で決めた内容は、
あとで、
「え、そんな話だったっけ？」
となることもあります。
なので、
確認のためメールでも残しておくと安心です♪
先ほどはお時間をいただき、ありがとうございました。
お話しした内容について、以下のとおり確認事項をまとめます。
この一文から始めて、
決まったこと、
担当者、
期限を簡潔にまとめておきましょう。
指摘メールで避けたいNG表現と改善例
内容が正しくても、
言い方ひとつで、
相手との関係がギクッとしちゃうことってありますよね(´･ω･`)
ここでは、
できれば避けたい表現と、
やわらかな改善例を見ていきましょう♪
「間違っています」と断定する
NG例
こちらの金額は間違っています。すぐに直してください。
うーん、
かなり強いですよねぇ……！
内容が正しくても、
受け取る側は責められている感じがします。
改善例
こちらの金額について、弊社で確認している内容と異なっているようです。恐れ入りますが、念のためご確認いただけますでしょうか。
相手の誤りが明らかでも、
まず事実を示して、確認と修正をお願いする形にすると安心です♪
「なぜできないのですか」と責める
NG例
なぜ期限までにできなかったのですか。
これも、
問い詰められてる感がかなり強いですよね。
改善例
予定していた期限を過ぎておりますが、現在の進捗はいかがでしょうか。対応が難しい点があれば、お知らせください。
理由を責めるより、
今の状況と、今後どう進めるかを確認しましょう♪
「前にも言いましたよね」と過去のミスを持ち出す
NG例
この点は前にも伝えましたよね。
これ、
言われるとズーンときますよね……(´；ω；｀)
改善例
以前にもご案内した内容となりますが、今後の資料では〇〇の表記に統一をお願いいたします。
過去を責めるより、
これからどうしてほしいか。
未来の行動に焦点を当てます♪
何を直してほしいのか曖昧にする
NG例
いくつか気になるところがあるので、確認してください。
これだと、
「どこ〜！？(；´Д｀)」
ってなります（笑）
改善例
2ページ目の日付と4ページ目の金額について、添付した最新資料と相違がないかご確認ください。
確認箇所を具体的に書く。
これだけで親切さが全然違います♪
やわらかくしすぎて要件が伝わらない
わかりにくい例
もし可能でしたら、こちらについて少し見ていただけるとよいかもしれません。
やさしい。
めっちゃやさしい。
でも……
「何をすればいいの！？（笑）」
ってなりますよね。
改善例
お手数ですが、2ページ目の金額を「10万円」へ修正し、〇月〇日までにご共有ください。
語調はやわらかくても、
依頼内容はちゃんと明確に。
ここが大事ですっ！
必要以上に謝って自分の責任にしてしまう
相手に配慮したいあまり、
私の説明が悪かったと思うのですが……。
と、
本当は自分の責任ではないのに、
自分が悪かったことにする必要はありません。
認識に違いがあるようですので、念のため確認させてください。
くらいの、
中立的な言い方で十分です♪
やわらかさと自己否定は別物ですよ〜！
関係者全員を安易にCCへ入れる
軽い誤字や個人的な修正を、
大人数へ一斉送信すると、
相手に恥をかかせてしまう可能性があります。
CCは、
本当に共有が必要な人だけにしましょう。
なんでも全員共有！
じゃなくて大丈夫ですっ。
「ご指摘させていただきます」を使用する
「ご指摘させていただきます」
って、
ちょっと硬いですよね。
しかも、
相手によっては、
上から目線に感じることもあります。
自分から相手へ伝える場合は、
- 一点、確認させていただきたいことがございます
- 気になった点がございましたので、お伝えいたします
- 念のため、〇〇について共有いたします
- 〇〇について、ご確認をお願いできますでしょうか
のほうが自然です♪
一方、
相手から指摘を受けたときなら、
「ご指摘いただきありがとうございます」
と使えますよ〜！
指摘メールを送る前のチェックリスト
メール完成っ！
……でも、
送信ボタンを押す前に、
一度だけチェックしてみましょう(｀･ω･´)ゞ
- 自分の情報や認識に間違いがないか確認した
- 相手のミスと決めつける表現を使っていない
- 資料名・ページ・項目など、該当箇所がわかる
- 正しいと思われる内容や修正案を添えた
- 相手にお願いしたい対応が明確になっている
- 必要な場合は、期限とその理由を書いた
- クッション言葉を重ねすぎていない
- 件名を見ただけで内容がわかる
- 宛先やCCの範囲が適切である
- 添付ファイルを忘れていない
- 急ぎの場合に電話やチャットも併用した
そして最後に、
一度声に出して読んでみるのもおすすめです♪
自分が受け取ったとき、
「責められてる……」
って感じないか。
そして、
「何をすればいいか」
がすぐわかるか。
この2つを確認してみてくださいね〜( ´꒳` )
指摘をやわらかく伝えるメールに関するよくある質問
指摘メールの件名はどのように付ける？
件名では、
「ミスの指摘」
「間違いについて」
といった強い言葉を避けて、
内容とお願いがわかる形にするのがおすすめです♪
- 【ご確認のお願い】〇〇資料の記載内容について
- 〇〇の修正についてのお願い
- 〇月〇日の打ち合わせ時間について
- 添付ファイルに関するご確認
急ぎなら、
【至急】
だけではなく、
【本日15時まで】のように具体的な期限を入れましょう。
そのほうがわかりやすいですよ〜！
「間違いではないでしょうか」は失礼？
文法として失礼な表現ではありません。
ただ、
「あなた、間違ってません？」
と疑うニュアンスがあるので、
目上の方や取引先には少し強く聞こえることがあります。
そんなときは、
私の認識では〇〇となっておりますが、相違ございませんでしょうか。
〇〇と△△のどちらが正しい内容か、ご確認いただけますでしょうか。
のように、
自分の認識を示しながら確認すると、
ぐっとやわらかくなります♪
「ご指摘」という言葉を自分の行動に使ってもよい？
「ご指摘させていただきます」
は、
やや硬く、
状況によっては偉そうに聞こえることがあります。
自分から伝えるときは、
「一点確認させてください」
「気になった点を共有いたします」
などのほうが自然です♪
一方、
相手からの指摘に対しては、
「ご指摘いただきありがとうございます」
と使って大丈夫です。
複数の間違いを一度に伝えても大丈夫？
同じ資料の修正であれば、
一度にまとめてOKです♪
ただし、
長い文章に全部入れるのではなく、
番号や箇条書きで整理しましょう。
修正箇所がたくさんある場合は、
コメントを入れた資料や修正一覧を添付すると、
さらにわかりやすくなります。
指摘メールに返信がないときはどうする？
まず、
元のメールを送った日時と、
必要な期限を示して、
やわらかく再確認します。
〇月〇日にお送りした〇〇について、その後のご状況はいかがでしょうか。
進行の都合上、〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。
期限が迫っているなら、
メールだけでなく、
電話やチャットも利用しましょう♪
「送ったから大丈夫！」
ではなく、
届いているか、見てもらえているかを確認することも大事です。
自分の認識違いかもしれないときはどう書く？
「私の認識違いでしたら申し訳ございませんが」
と前置きしつつ、
自分が理解している内容を具体的に伝えます。
私の理解では〇〇となっておりますが、今回から△△へ変更されたという認識でよろしいでしょうか。
相手が、
「どこの認識が違うのか」
説明しやすい文章にしてあげるのがポイントです♪
指摘内容が間違っていたときはどう謝る？
気づいたら、
できるだけ早く、
正しい内容と、
先ほどの依頼を取り下げることを伝えます。
改めて確認したところ、ご共有いただいた内容が正しく、私の確認不足によるものでした。
お手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。先ほどの修正依頼はお取り下げください。
言い訳を長く書くより、
「結局どうすればいいのか」をわかりやすく伝えましょう。
指摘を受けたときはどのように返信する？
まずは、
確認してくれたことへの感謝を伝えます♪
ご指摘いただき、ありがとうございます。
確認したところ、ご指摘のとおり〇〇に誤りがございました。
修正版を添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
今後は確認を徹底いたします。
すぐに修正できない場合は、
いつまでに対応するかを伝えましょう。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
内容を確認のうえ、本日17時までに改めてご連絡いたします。
「確認します」
だけで終わらず、
予定を伝えると相手も安心ですよ〜！
まとめ｜指摘メールは配慮とわかりやすさを両立させよう
相手の間違いに気づいたときって、
ほんと迷いますよねぇ。
「伝えないと仕事が進まない」
でも、
「関係を悪くしたくない……」
うんうん、
その気持ち、すごく自然です(´･ω･`)
そんなときは、
次の3つを意識してみてください♪
- 相手の間違いと決めつけず、確認の形で伝える
- 指摘箇所・正しい内容・お願いしたい対応を具体的に書く
- 相手との関係や緊急性に合わせて伝え方を選ぶ
基本の順番は、
「感謝→確認→事実→お願い→締め」
ですっ。
ご対応いただき、ありがとうございます。
念のため一点、確認させていただけますでしょうか。
〇〇の部分について、こちらでは△△と認識しております。
お手数ですが、ご確認のうえご修正いただけますと幸いです。
この形をひとつ覚えておくだけでも、
かなりラクになりますよ〜！
上司にも、
取引先にも、
同僚にも、
部下にも、
相手に合わせて少し調整すれば使えます♪
指摘って、
相手を責めるためにするものじゃないんですよね。
お互いの認識をそろえて、
仕事を気持ちよく進めるための、
大切なコミュニケーションです( ´꒳` )♡
やわらかな配慮は入れる。
でも、
お願いしたいことはわかりやすく伝える。
この2つを両立しながら、相手が受け取りやすいメールを作ってみてくださいね〜！
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
